GESTIÓN DE COMPRAS

¿Quiénes son nuestros proveedores?

En la compra existen riesgos de equivocación por lo que el comprar es una actividad que necesita ser bien conducida. Si la decisión que se toma no es la adecuada, la calidad del servicio de la organización puede verse seriamente afectada. A la hora de elegir un proveedor se plantean tres reflexiones importantes:

       *¿Obtendremos lo que realmente necesitamos?

       *¿Dará el proveedor lo que promete?

       *¿Su nivel de calidad se mantendrá mientras dure la relación con él?

La organización debe asegurarse de que el producto/servicio adquirido cumple los requisitos de compra especificados. La organización debe seleccionar, evaluar y reevaluar los proveedores. De acuerdo con criterios que determinen la capacidad de los proveedores para suministrar productos/servicios acordes con los requisitos de la organización. Deben mantenerse registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción que se derive de las mismas.

La organización debe revisar cada uno de los proveedores de su listado contable y hacerse la pregunta ¿si falla, repercutirá en el servicio? Los proveedores a controlar serán aquellos que por un fallo o desconocimiento o por cualquier otra causa no realicen bien su trabajo o lo que se esperaba de ellos y eso pueda acabar afectando a la calidad del servicio que ha de garantizar el SGC de la organización.

La evaluación previa de proveedores proporciona a la organización una lista de referencia de proveedores capaces de suministrar a tiempo y en las condiciones de calidad especificadas, a la cual podrá recurrir para aprovisionarse. Esta información le permitirá reaccionar con rapidez ante cualquier situación imprevista manteniendo sus objetivos de calidad.  En general, no existe un método que sea más adecuado que otro para realizar la evaluación. Cada organización deberá escoger el que mejor se adapte a sus necesidades, teniendo en cuenta, entre otras cosas su nivel de exigencia en calidad o el grado de conocimiento que la organización tenga de un determinado proveedor. Entre los distintos mecanismos para realizar la evaluación hay que destacar:

v  Realización de auditorías (denominadas de segunda parte) en la sede del proveedor para analizar todos los puntos que sean críticos, con el grado de profundidad necesario para asegurar los niveles de calidad de la organización. Se aplica a la evaluación de nuevos proveedores, sin referencias.

v  Estudio de los registros históricos de un proveedor para comprobar si existe un equilibrio en sus parámetros de calidad. Se emplea con suministradores que mantienen una relación de largo tiempo con la organización, y con los que existe un cierto nivel de confianza.

v  Aplicación de una calidad concertada, mediante la cual la organización establece con su proveedor de una forma clara y precisa, incluso de forma contractual, los requisitos de calidad a cumplir.

v  Certificación (por ejemplo, ISO 9001) obtenida a través de una entidad certificadora acreditada.

v  Pedido o servicio de prueba mediante el cual se analiza la calidad del servicio /producto suministrado por el proveedor para establecer la aceptabilidad de los productos  y servicios suministrados. 

¿Qué necesitamos?

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor. La información de las compras debe describir el producto/servicio a comprar, incluyendo, cuando sea adecuado, requisitos de la aprobación del producto/servicio, requisitos de la calificación del personal y requisitos del SGC.

La organización debe controlar lo que compra. Por una parte, para pagar sólo por aquello que le haya sido útil. Y por otra, porque si un fallo provoca el incumplimiento de los acuerdos con un cliente o su insatisfacción, la organización puede perder más que el valor intrínseco de lo comprado. Por lo tanto, las instrucciones de compra deberían describir con absoluta claridad lo que usted quiere. Las instrucciones se transmiten en forma de pedido escrito. Recuerde que las instrucciones dadas por teléfono pueden ser malinterpretadas por su proveedor, por lo que debería tomar  precauciones para cerciorarse de que sus instrucciones sean entendidas. Independientemente de que el pedido se haya realizado de forma escrita u oral, podría resultar útil conservar un registro de lo que se pidió, de modo que se pueda confirmar que se ha recibido lo que se solicitó.